Автоматизацията на процесите може да намали ръчната работа в компанията с до 90%

Дигитализацията на бизнес процесите представлява трансформация на организацията, която цели да повиши ефективността, да увеличи прозрачността и да ограничи грешките в повтаряеми процеси. Управлението на процесите може да намали ръчната работа в компанията до 90%, което в условията на непрекъснато увеличаващ се информационен поток е ключово за всяка фирма.

Освен, че са с огромен обем, данните постъпват в организацията в неструктуриран вид. Това прави търсенето на определена информация трудно и бавно. Като пряко следствие е времеемката администрация, сериозната липса на прозрачност и дългият процес на вземане на решения. Затова много компании предприемат автоматизация на своите бизнес процеси.

Предимствата на автоматизацията са много. На първо място процесите в организацията се опростяват, което помага да се увеличи ефективността. Работните процеси се ускоряват, а заедно с тях се ускорява изпълнението на ежедневните задачи. Това позволява да се реагира бързо на пазарните промени. Автоматизацията на бизнес процесите води още до подобрено сътрудничество в екипите и по-качествено обслужване на клиентите. Елиминират се грешките, които се допускат при ръчно въвеждане на данните, а достъпът до тях е защитен. Като резултат компанията пести време и средства.

Konica Minolta предлага решения за оптимизация, свързани с използването и управлението на корпоративната информация, с които можете да постигнете желаната оптимизация и сигурност. Решението ви дава пълен контрол над данните, които постъпват във вашата организация и безпроблемно се интегрира с останалите системи – за управление на контактите с клиенти (CRM), за планиране на ресурсите (ERP) и др. По-долу сме подбрали част от най-често срещаните процеси, с които компаниите предпочитат да започнат.

Управление на входящи фактури

Преписването ръчно на данни от хартиени фактури отнема много време, скъпо е и предполага допускане на грешки. Системата на Konica Minolta разполага с предефиниран електронен процес на обработка на входящите фактури на хартиен носител. Процесът се стартира директно от екрана на многофукционалното устройство, като документите се сканират и извлечената информация се записва в документната система за последващо използване. Благодарение на автоматизирания процес на извличане на данни от входящите документи на хартиен или електронен формат, компаниите имат пълен контрол върху жизнения цикъл на документите – споделяне, намиране, обработка и архивирана при максимална сигурност, благодарение на настроените права за достъп.

Чрез регистрирането на входящите фактури, получавате еднозначно дефинирано място, където може да се открие документа бързо и лесно на база индексна информация като име, дата, номер и т.н. Чрез функцията “пълнотекстово търсене”, може да се намери дори фактура, за която помните само наименованието, стоката или услугата, за които е била издадена.

Управление на договори

Договорите са чувствителна част от данните на компаниите, а изискванията за достъпа до тях са големи. Решението на Konica Minolta осигурява контрол върху процеса на създаване и съхранение, като се грижи върху използването им да се прилагат строги правила.

В системата на Konica Minolta има централен регистър на договорите за тяхното съхранение, използване и контролиран достъп. Всеки потребител има комплекс от права на достъп, които дефинират с кои документи може да работи и какви действия може да извършава.

Друг проблем за компаниите, опериращи с голямо количество договори, е в тяхното създаване и управление. Често писането на бележки към документа отнема ненужно дълго време, няма дефинирани ясни права и отговорности на служителите, или се работи с различни версии на договора, което води до грешки и безпорядък. Решението на Konica Minolta може да въведе ясни и прозрачни правила за съставяне на договори и процеса на одобрението им. Освен че се дефинират различни видове процеси на одобрение според типа на договора, системата предоставя още документален регистър, който осигурява работа с актуалната версия на документа, както и управление на версиите и история на промените. Заедно с това се създава връзка между водещия документ и всички свързани към него приложения. Благодарение на съхранението на документите на единно място с контролиран достъп, се постига прегледност и контрол над документацията и се намалява административната работа до минимум.

Управление на молби

Системата на Konica Minolta позволява да се автоматизират процесите на подаване на молби за отпуск и командировка. Това се осъществява с инструмент, предоставящ изключително бърз и удобен процес по подаване на молба за отпуск, с който може да се контролира процеса през всички нива на административно обслужване и одобрение. Решението съдържа централен календар на отсъствията за бърз и удобен преглед на графика на отсъстващите служители, както и множество справки. В допълнение, мениджърите на компанията разполагат с нотификация, когато някой е в отпуск и с функция за автоматично отчитане на оставащите разполагаеми дни.

Документите за командировка се въвеждат автоматично в системата благодарение на изцяло електронния процес. Обхващат и са всички дейности по администриране на процеса – от заявлението за командировка с всички необходими атрибути, през стъпките на одобрение, до генерирането на заповед за командировка и отчет на служителя след неговото завръщане. Сигурността на информацията се осъществява с настроените права за достъп.

Можете да прочетете повече за автоматизирането на процесите, както и да заявите своята персонална консултация и демонстрация тук.

Новини

Тълкувателното решение: Давността тече за всяка вноска по кредита от падежа й

22.11.2024 12:15

Адвокатите, предизвикателството „изкуствен интелект“ и насоките за използването му

22.11.2024 14:23

Съдът: Прокуратурата трябва да продължи разследването срещу Иван Портних за Варненското езеро

22.11.2024 13:42

Спектър

Под 4.30 минути е най-бързото време в ОББ Vertical Run 2024

2024-11-21